В целях обеспечения надежной охраны материальных ценностей конфиденциальных документов и информации, содержащей сведения коммерческого характера, а также своевременного предупреждения попыток несанкционированного доступа к ним устанавливается определенный режим деятельности, соблюдение которого обязательно для всех сотрудников, посетителей и клиентов.
Основными задачами организации режима являются:
- предупреждение проникновения в служебные помещения, в охраняемые зоны и на территорию объекта посторонних лиц;
- обеспечение порядка вноса (выноса), ввоза (вывоза) материальных ценностей и входа (выхода) сотрудников и клиентов.
Все помещения фирмы, в зависимости от назначения и характера совершаемых в них актов, действий или операций, разделяются на несколько зон доступности (безопасности), которые учитывают степень важности различных частей объекта с точки зрения возможного ущерба от криминальных угроз. Зоны безопасности располагаются последовательно, от забора на территории объекта до хранилища ценностей и информации, создавая цепь чередующихся препятствий, которые придется преодолевать злоумышленнику.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОПУСКНОГО РЕЖИМА

Пропускные документы.

На крупных предприятиях, как правило, устанавливается следующие виды пропускных документов, дающих право прохода сотрудников и посетителей на территорию фирмы, вноса (выноса), ввоза (вывоза) материальных ценностей:

- удостоверения
-постоянные, временные, разовые, материальные пропуска.
- внутренняя опись документов

На удостоверениях и пропусках проставляются печати, предусмотренные правилами режима, и цифровые знаки, определяющие зону доступности, период их действия, право проноса портфелей (кейсов, папок и др.). Период пребывания сотрудников на территории фирмы в рабочее и нерабочее время определяется руководством с проставлением цифрового знака на удостоверении или пропуске. Образцы удостоверений и пропусков разрабатываются службой безопасности и утверждаются руководством фирмы.
Утвержденные образцы удостоверений личности, пропусков, оттисков цифровых знаков, печатей (штампов), проставляемых на удостоверениях и пропусках, списки с образцами подписей руководителей или уполномоченных лиц, имеющих право подписывать удостоверения и пропуска, передаются начальнику отдела режима и охраны под расписку.

Полная замена удостоверений и постоянных пропусков производится, как правило, через 3-5 лет. Каждый год производится перерегистрация с проставлением соответствующей отметки.

Для перерегистрации, замены или изменения пропускных документов ежегодно по состоянию на 1 января в службу безопасности направляются отделом кадров списки сотрудников с указанием должности, фамилии, имени, отчества и наименования документа с соответствующими пометками (круглосуточно, рабочее время с __ по__ , с портфелем, в какую зону и т.п.).

Удостоверения и постоянные пропуска могут выдаваться лицам, не работающим на данной фирме, по отдельному утвержденному руководством списком с указанием учреждения, должности, фамилии, имени, отчества и сопроводительных помет. Эти документы должны постоянно храниться в бюро пропусков (или у уполномоченного лица) и выдаваться посетителю в момент его прибытия.

После завершения работы эти лица сдают документы в бюро пропусков.

Образцы бланков пропусков (Приложение 1) разрабатываться администрацией объекта (службой безопасности). По своему внешнему виду и содержанию пропуска должны отличаться друг от друга и обладать некоторыми степенями защиты. Все виды пропусков, за исключением материальных, оформляются и выдаются бюро пропусков (или иным подразделением) по письменным заявкам. Виды пропусков определяются в зависимости от специфики предприятия.

Постоянные пропуска выдаются сотрудникам объекта, принятым на постоянную работу, а также работникам других организаций, постоянно обслуживающих объект. Постоянные пропуска могут делиться на группы, их количество и назначение определяется инструкцией о контрольно-пропускном режиме. Постоянные пропуска могут храниться как на руках у сотрудников объекта, так и в кабинах на КПП. Постоянные пропуска лиц, убывающих с объекта на длительное время (отпуск, болезнь, командировка и т.п.), сдаются на хранение в бюро пропусков (отдел кадров), а при хранении таких пропусков в кабине КПП на ячейке (где хранится пропуск) делается соответствующая отметка. Пропуска уволенных с работы уничтожаются в установленном порядке.

Временные пропуска выдаются лицам, работающим по контракту, находящимся на временной работе, прикомандированным к предприятию, и хранятся, как правило, на КПП. Срок действия и порядок оформления временных пропусков определяется инструкцией о контрольно-пропускном режиме. Временные пропуска могут быть с фотографией и без фотографии. Временные пропуска без фотографии действительны только при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Разовые пропуска. Данный пропуск дает право пройти в сопровождении сотрудника организации в служебные помещения организации. Сопровождение обязан организовать начальник отдела(подразделения), в которое прибыл посетитель. Сотрудник, назначенный для сопровождения, прибывает в бюро пропусков и получает пропуск для сопровождения. После завершения работы посетитель сопровождается сотрудником на выход.

Выдаются на одно лицо и только для разового посещения предприятия и его подразделений. Пропуск оформляется и действителен при наличии документа, удостоверяющего личность. Разовые пропуска должны периодически меняться по цвету бланков и другим признакам.

Разовый пропуск, выданный водителю транспортного средства, может служить одновременно и разовым пропуском для транспорта.
Разовый пропуск действителен для входа на территорию объекта или его подразделения в течение определенного времени.

Контроль за посетившими предприятие по разовому пропуску осуществляется с помощью отметки на оборотной стороне пропуска, где указывается время посещения, заверенное подписью лица, принявшего посетителя.

Разовый пропуск изымается на КПП контролером при выходе посетителя с объекта и сдается в бюро пропусков. О лицах, не вышедших с объекта по истечении срока действия пропуска, контролер докладывает начальнику караула (дежурному по КПП) для принятия мер по выяснению причин задержки. Фамилии лиц, посетивших объект по разовому пропуску, могут записываться в специальную книгу учета.

Материальные пропуска для вывоза (выноса) товарно-материальных ценностей выдаются администрацией предприятия. Срок действия пропуска определяется инструкцией о контрольно-пропускном режиме. Материальные пропуска должны изыматься на КПП и сдаваться в бюро пропусков.

Учет пропускных документов.

Учет бланков удостоверений и пропусков, их оформление и выдача осуществляется бюро пропусков, в соответствующих учетно-контрольных документах.

По окончании рабочего дня сотрудники бюро пропусков получают от охраны выданные ими разовые пропуска с контрольными талонами к ним и материальные пропуска под расписку в журнале учета разовых и материальных пропусков.
Контроль, сличение и подклеивание пропусков к их корешкам производится ежедневно сотрудниками бюро пропусков, выдавшими их в этот же день.

Книжки использованных разовых и материальных пропусков с подклеенными отрывными талонами, а также заявки на них хранятся в течение трех месяцев, после чего они подлежат уничтожению соответствующим порядком.

Использованные постоянные и временные пропуска уничтожаются по мере необходимости, но не реже одного раза в год.
Для учета документов по пропускному режиму ведутся следующие дела, книги и журналы учета:

- дело с приказами и распоряжениями по пропускному режиму;
- дело с заявками структурных подразделений на удостоверения, постоянные и временные пропуска;
- дело с инструкциями по пропускному режиму и образцами подписей на материальные пропуска;
- дело с актами на уничтожение пропускных документов;
- дело переписки по пропускному режиму;
- книга учета ежедневного расхода бланков разовых пропусков;
- книга учета выдачи удостоверений, постоянных и временных пропусков.
Кроме того, бюро пропусков ведет книгу учета посетителей по разовым пропускам.

Печати и штампы.

Для оформления всех видов пропускных документов бюро пропусков должно иметь следующие печати и штампы:

- круглая (диаметр 25 мм) или треугольная каучуковая печать для разовых и материальных пропусков;
- круглая рельефная металлическая или каучуковая печать для удостоверений и постоянных пропусков (диаметр 20 мм);
- штампы цифровых знаков;
- штампы "ПОГАШЕН", "ОБРАЗЕЦ", "ВРЕМЕННЫЙ". В журнале учета печатей и штампов фирмы против оттиска каждого штампа или печати делается описание его содержания и назначения. При замене печатей и штампов на новые старые уничтожаются (оформление актом), а в журнале делается соответствующая запись. На новые заводятся новые графы.

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О БЮРО ПРОПУСКОВ.

УТВЕРЖДАЮ
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР(ГД)
ОРГАНИЗАЦИИ
________________ ФИО ГД
"______"__________________ xxxx год

ПОЛОЖЕНИЕ О бюро пропусков

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Бюро пропусков является структурной единицей сектора режима, непосредственно подчиняющейся его начальнику.
1.2. В своей деятельности бюро пропусков руководствуется требованиями инструкции по режиму и охране в части режима.
1.3. Настоящее "Положение..." определяет порядок оформления пропусков, их статус и порядок допуска в организацию сотрудников и посетителей.
1.4. Все сотрудники и посетители проходят в организацию по пропускам, установленного образца или по спискам, подписанным руководством организации.
1.5. Ответственность за правильное хранение и своевременное оформление пропусков и списков для прохода в организацию сотрудников и посетителей, организацию сопровождения посетителей несут: сотрудники службы безопасности, а так же те кто пригласил посетителей.

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

2.1. Организация и обеспечение контрольно-пропускного режима.
2.2. Обеспечение сотрудников и клиентов необходимыми пропускными документами.
2.3. Анализ состояния и совершенствования контрольно-пропускного режима.
2.4. Участие в разработке перспективных мероприятий по усилению контрольно-пропускных функций.
2.5. В части обеспечения контрольно-пропускного режима функциями бюро пропусков является строгое выполнение требований инструкции по режиму и охране в части режима пропуска на территорию фирмы (входа, выхода; вноса, выноса материальных ценностей).

3. СТРУКТУРА

3.1.В составе бюро пропусков выделяются следующие штатные должности:
- начальник бюро пропусков - старший инспектор по режиму;
- помощник начальника бюро пропусков - инспектор по режиму;
- дежурный бюро пропусков.

4. ПРАВА НАЧАЛЬНИКА БЮРО ПРОПУСКОВ

4.1. Требовать от сотрудников и клиентов строгого соблюдения установленного контрольно-пропускного режима.
4.2. Проверять правильность хранения и использования пропускных документов.
4.3.Возбуждать ходатайства перед руководством о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, допускающих нарушения контрольно-пропускного режима.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Всю полноту ответственности за обеспечение качественного контрольно-пропускного режима несет начальник бюро пропусков.

6. ПРОПУСКА СОТРУДНИКОВ.

6.1 Сотрудникам организации, в зависимости от производственной необходимости, оформляются постоянные или временные пропуска на основании заявки отдела кадров.
6.2.При увольнении сотрудник сдает свой пропуск сотруднику службы безопасности, занимающемуся оформлением пропусков (далее бюро пропусков), о чем делается запись в специальном журнале.
6.3. Бюро пропусков сообщает оперативному дежурному фамилии уволенных сотрудников в день сдачи ими своих пропусков.
7. ПРОПУСКА ПОСЕТИТЕЛЕЙ.

7.1. Посетителям, оформляются пропуска при предъявлении паспорта или удостоверения личности в бюро пропусков.
7.2 Посетителям, прибывшим в организацию, оформляются разовые пропуска белого цвета. Разовые пропуска заранее заказываются секретарями и сотрудниками и подписываются руководителями организации.
для работы после окончания рабочего дня, то пропуск сдается на пост охраны.
7.3 Посетители могут допускаться в организацию по спискам, утвержденным руководителем организации или сотрудниками которые имеют право на создание и подпись этих списков. В списке указываются фамилии, имя, отчество посетителя, номер комнаты, в которой он будет работать и кто его сопровождает. После подписания списки передаются оперативному дежурному.

Начальник службы
безопасности________________________________ФИО

подпись

Согласовано:
Заместитель
генерального директора_______________________ФИО

подпись

Начальник Управления
по работе с персоналом_______________________ФИО

подпись

Приложение 1

1. ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПОСТОЯННОГО ПРОПУСКА

Примечания:
1. Фотокарточка скрепляется рельефной металлической или каучуковой печатью.
2. Пропуска, выписываемые для представителей других организаций, должны отличаться от пропусков для сотрудников фирмы цветом.

2. ОБРАЗЕЦ РАЗОВОГО ПРОПУСКА ДЛЯ ПРОХОДА КЛИЕНТОВ В ОТДЕЛЫ (ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ) ОРГАНИЗАЦИИ

3. ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ВРЕМЕННОГО ПРОПУСКА

Примечания
1. Пропуск может быть продлен до 3 месяцев.
2. Размер пропуска 6х20 см
3. В первой клетке указывается - отметка о праве прохода по всему пункту пропуска, во второй - место, куда разрешен вход, в третьей - время допуска в пункт пропуска (круглые сутки, до определенного часа), в четвертой - личная подпись владельца пропуска.

4. ОБРАЗЕЦ БЛАНКА МАТЕРИАЛЬНОГО ПРОПУСКА

5. ОБРАЗЕЦ БЛАНКА УДОСТОВЕРЕНИЯ

Примечания:
1. Фотокарточка скрепляется рельефной металлической или каучуковой печатью.
2. Пропуска, выписываемые для представителей других организаций, должны отличаться от пропусков для сотрудников фирмы цветом.

Приложение 2

СПИСОК РУКОВОДИТЕЛЕЙ И СОТРУДНИКОВ, ИМЕЮЩИХ ПРАВО ПОДПИСИ ПРОПУСКОВ И СПИСКОВ ДЛЯ ПРОХОДА ПОСЕТИТЕЛЕЙ НА ТЕРРИТОРИЮ ОРГАНИЗАЦИИ:

1.ФИО, должность
2.ФИО, должность
3.ФИО, должность
4.ФИО, должность
5.ФИО, должность